Casos de uso
Agencias de Eventos y OPC
Acomodix es una plataforma online diseñada para ayudar a agencias de eventos, empresas MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions) y OPC (Organizadores Profesionales de Congresos) a gestionar con más precisión la planificación, distribución, recepción y control de asistentes. Así, es una herramienta muy útil para congresos, convenciones, jornadas, galas corporativas, actos institucionales, entregas de premios y grandes eventos profesionales.
La solución para grandes congresos y eventos
En un evento de gran formato, el reto no está solo en diseñar un programa atractivo o coordinar proveedores. La dificultad real aparece cuando hay que controlar el flujo de asistentes, ubicar correctamente a ponentes, autoridades, patrocinadores, equipos técnicos o invitados VIP. Incluso adaptar salas, controlar acreditaciones y reaccionar ante cambios de última hora en agenda, protocolo o distribución de espacios.
Acomodix es The Place Planner y permite convertir esa complejidad en un sistema de trabajo más ordenado, visual y digital. Su función es sustituir hojas de cálculo dispersas, planos impresos, listados duplicados y comunicaciones fragmentadas por una única plataforma desde la que organizar asistentes, espacios, salas, accesos y necesidades operativas. Sin duda, es una alternativa a Excel para organizar eventos eficazmente.
Coordinación total y gestión eficaz
Esta herramienta para ubicar asistentes en congresos está pensada para profesionales que necesitan gestionar eventos, jornadas o encuentros con alto nivel de exigencia. Porque en el entorno MICE, cada detalle influye en la experiencia del asistente.
Una cola en acreditaciones, una autoridad mal ubicada, un ponente sin acceso correcto o una sala con aforo mal calculado pueden generar incidencias visibles y llevar a una mala organización. Y esto puede afectar a la percepción global del evento.
Con Acomodix, una agencia de eventos o una OPC podrá centralizar toda la información clave desde una misma plataforma digital de control de acceso. Una ayuda para trabajar con una visión más clara:
- Listas de asistentes confirmados.
- Control de accesos y acreditaciones.
- Distribución por salas, mesas, zonas o espacios.
- Ubicación de ponentes, autoridades, invitados VIP, patrocinadores…
- Necesidades especiales de cada asistente.
- Cambios de última hora en agenda, sala o protocolo.
- Aforo previsto y ocupación de espacios.
- Coordinación entre la dirección del evento, producción, protocolo, staff y recepción.
Un completo sistema con numerosas funcionalidades
El objetivo de Acomodix es ofrecer una herramienta seating para congresos capaz de ordenar la información y convertirla en decisiones efectivas con las siguientes opciones y servicios:
1. Control operativo de todo el evento
Muchas agencias y OPC siguen gestionando asistentes mediante archivos Excel, documentos compartidos, carpetas con planos, listados impresos y mensajes entre equipos. Este sistema puede funcionar en eventos pequeños, pero se vuelve frágil cuando aumenta el volumen de asistentes, el número de salas o la cantidad de personas implicadas.
El verdadero problema es saber cuál es la versión correcta, quién ha realizado el último cambio, si el staff de accesos tiene el listado actualizado o si protocolo trabaja con la misma información que el personal de producción.
Acomodix funciona como app check-in de eventos profesionales. Es una alternativa al Excel porque permite importar listas de asistentes y trabajar sobre una estructura visual conectada con planos, salas, accesos y necesidades de cada invitado.
2. Una única plataforma para gestionar cada detalle
Una agencia puede trabajar en hoteles, palacios de congresos, auditorios, fincas, centros de convenciones o espacios corporativos. Además, cada proyecto tiene sus propias características: aforo, distribución, accesos, mobiliario, salas paralelas y necesidades técnicas.
Este software de gestión de eventos B2B nace para permitir gestionar múltiples sedes. También facilita:
- Crear nuevos eventos.
- Modificar fechas, horas y datos básicos.
- Archivar eventos cancelados o caducados.
- Reasignar un evento de una sala a otra sin perder la lista de asistentes.
- Clonar eventos para reutilizar estructuras anteriores.
- Guardar distribuciones maestras de una misma sala.
- Trabajar con montajes tipo banquete, cóctel, conferencia, auditorio o gala.
3. Planos profesionales para todo tipo de espacios
La ubicación de asistentes en un congreso no se limita a sentar personas en una mesa. Puede implicar auditorios, zonas VIP, salas paralelas, presidencias, filas reservadas, áreas de prensa, espacios de networking, mesas institucionales, zonas de patrocinadores o salidas de emergencia.
Acomodix incorpora un potente editor visual para trabajar con planos de forma precisa. Permite cargar un plano base en PDF o imagen y utilizarlo como fondo para crear la organización real del evento. Su lienzo con cuadrícula ayuda a planificar la ubicación de mobiliario, accesos, escenarios, zonas funcionales…
Asimismo, la plataforma posibilita incorporar:
- Mesas y filas de asientos.
- Escenarios, atriles, focos y zonas técnicas.
- Puertas, muros, ventanas y salidas de emergencia.
- Aseos y zonas de servicio.
- Distribuciones para banquetes, galas, conferencias o actos institucionales.
4. Ubicación de asistentes según protocolo y aforo
En un gran congreso profesional, cada asistente puede tener una función diferente. No es lo mismo acomodar a un ponente que a un patrocinador, autoridad institucional, periodista acreditado o asistente general.
Usando Acomodix podrás ubicar a los invitados según plano, categoría, aforo y reglas internas del evento. Es especialmente útil cuando existen protocolos, jerarquías, áreas reservadas o necesidades concretas de accesibilidad.
Esta herramienta para organizar congresos es ideal para trabajar con:
- Todo tipo de asistentes: invitados VIP, autoridades…
- Personas con movilidad reducida.
- Invitados con indicaciones alimentarias o necesidades especiales.
- Grupos que deben sentarse juntos o separados.
El sistema también permite establecer compatibilidades e incompatibilidades entre asistentes. Una función clave en actos institucionales, mesas presidenciales o reuniones de alto nivel, por ejemplo.
5. Importación de listas y mapeo inteligente
Uno de los puntos más críticos en la organización de congresos y eventos corporativos es la gestión de bases de datos. Acomodix facilita la tarea de importar listas desde archivos Excel, evitando el traslado manual de datos y reduciendo errores.
Una vez cargados los asistentes, la plataforma permite aplicar información relevante mediante mapeo inteligente. Esto ayuda a identificar perfiles, necesidades especiales, acompañantes, indicaciones alimentarias, estados de confirmación o categorías de acceso.
6. Invitaciones, RSVP y confirmación de asistentes
Antes de abrir puertas, la organización necesita saber quién ha confirmado, cuántos acompañantes asistirán, qué perfiles deben tener acceso, dónde se ubicarán y qué información debe trasladarse al equipo organizador.
Es ideal como app The Place Planner, porque Acomodix añade funcionalidades de comunicación y sistema RSVP para optimizar el trabajo, reduciendo el tiempo dedicado a llamadas, correos dispersos y confirmaciones manuales.
Con este sistema SaaS (Software as a Service) tendrás la oportunidad de:
- Enviar invitaciones desde la propia plataforma.
- Solicitar confirmación de asistencia por email.
- Ofrecer formulario adaptado a móviles.
- Gestionar acompañantes por invitación.
- Actualizar el estado de cada asistente.
- Mejorar la previsión de aforo.
- Reducir tareas manuales antes del evento.
7. Check-in QR y control de accesos para el staff
El acceso es uno de los momentos más sensibles de cualquier evento. Y es que un check-in lento puede generar colas, retrasos y una mala primera impresión.
Para evitarlo, Acomodix permite utilizar acreditación mediante QR. Así, los asistentes pueden mostrar el código recibido en su móvil para que el personal lleve a cabo el proceso con todas las comodidades:
- Panel de control de accesos.
- Generación de credenciales para el equipo.
- Validación de asistentes mediante código QR.
- Actualización de llegada de invitados VIP u otros.
- Control de aforo.
- Gestión de incidencias en puerta.
- Comprobación rápida de asistentes.
Para una agencia de eventos u OPC, estas opciones son fundamentales para evitar colas, mejorar la experiencia del público y ofrecer una imagen profesional desde el primer instante.
8. Cambios de última hora en agenda, sala y protocolo
En eventos profesionales, las modificaciones de última hora son habituales: cambios en aforos de sala, retrasos de ponentes, confirmaciones fuera de plazo de autoridades, traslados de actividades, etc.
El diseño de Acomodix facilita estos ajustes sin influir en la estructura del evento. La posibilidad de reasignar salas, modificar distribuciones y mantener la lista de asistentes aporta flexibilidad y eficacia. Sin duda, es especialmente útil en congresos con salas paralelas, convenciones, actos institucionales, galas o jornadas con diferentes bloques en el programa.
9. Identidad visual y presentación profesional
Las agencias de eventos proyectan una imagen y promesa de profesionalidad. Con la opción marca blanca de Acomodix se puede registrar el perfil de la compañía y mostrar la propia identidad visual, integrando esta herramienta con el logotipo, colores corporativos, etc., en el ecosistema de marca de la agencia o cliente.
En proyectos B2B, institucionales o corporativos, esta característica prémium refuerza la percepción de orden, innovación y control.
Principales ventajas de Acomodix para agencias de eventos y OPC
Acomodix aporta beneficios en todas las fases del evento:
- Antes del congreso: creación del evento, registro de sede, carga de planos, importación de asistentes, envío de invitaciones, RSVP y distribución inicial.
- Durante la planificación: creación de planos visuales, adaptación al aforo y ubicación de ponentes, autoridades, patrocinadores, prensa o invitados VIP.
- En la revisión: modificación de datos, clonación de eventos, reasignación de salas y ajustes sin archivos duplicados.
- En recepción: check-in mediante código QR, control de accesos, actualización de llegadas y apoyo al staff.
- Durante el evento: coordinación entre producción, protocolo, sala, acreditaciones y dirección.
- Después del congreso: conservación de estructuras, distribuciones maestras y referencias útiles para futuros proyectos.
Confía en Acomodix para simplificar la gestión de eventos
En definitiva, Acomodix es un software para agencias de eventos, empresas MICE y OPC que necesitan controlar eventos complejos con precisión, agilidad e imagen profesional. Contacta ya y solicita una demostración gratuita.
Su valor no está solo en crear planos o ubicar asistentes, sino en centralizar funciones clave para organizadores. Con la plataforma The Place Planner para organizar congresos, las agencias pueden transformar la gestión de grandes encuentros profesionales a través de una coordinación total.